Veremos en esta entrada algunos de los tipos de software de gestión existentes para el ámbito empresarial, y sus características.
Portales web
Un portal es un
sitio web que proporciona a los usuarios un punto único de acceso a recursos
basados en la web mediante la agregación de esos recursos a un lugar y sin
necesidad de que los usuarios inicien la sesión en cada aplicación que
utilicen.
Los portlets son una
parte importante del Portal, aparecen como regiones definidas en las páginas
del portal, y ofrecen acceso a una gran variedad de aplicaciones, servicios y
contenido web. Se puede dar la libertad a los usuarios para añadir portlets a las páginas y organizarlas según lo deseen.
El servidor del
portal proporciona un soporte de inicio de sesión único (SSO). Los
usuarios desean poder iniciar la sesión sólo una vez y que se les reconozcan
las diferentes partes del servidor del portal. A los usuarios no se les debe solicitar que realicen varios
inicios de sesión simplemente porque accedan a diferentes aplicaciones del
portal.
Gestor de contenidos web (CMS)
(Content Management System)
Son herramientas que se utilizan para crear y gestionar
contenido web, así como para diseñar el sitio web donde presentar el contenido.
La característica principal es que el diseño de las
páginas web se crea por separado del contenido de éstas lo que permite que los usuarios
de disciplinas diferentes trabajen de modo independiente. Una vez diseñado el
sitio en la herramienta, la estructura del sitio web y los enlaces entre las páginas
de un sitio se generan automáticamente.
Permiten generar y
publicar información definiendo su ciclo de vida por medio de etapas de un
flujo de trabajo. Permite una clara división entre los usuarios comunes con
pocos conocimientos de informática que podrán ingresar contenidos, y los
técnicos que se enfocarán en tareas más específicas y complejas en cuanto al
diseño del sitio web, plantillas, componentes, etc.
Es posible definir roles, por ejemplo que un grupo de usuarios tenga
permisos sólo para crear contenidos, mientras que otro será el encargado de
revisarlos y aprobarlos.
Gestión de procesos de negocios (BPM)
(Business Process
Management)
La gestión de procesos de negocio se enfoca en la administración de los procesos de una organización.
Se puede entender por BPM como el mejoramiento de la gestión
de los procesos de negocio de una organización, apoyado en la tecnología, de
modo de clarificar la dirección estratégica, alineando los recursos de la
empresa para cumplir con las expectativas de los clientes.
El BPM ha evolucionado desde la simple automatización del
enrutamiento de documentos y actividades entre personas que hacían los
tradicionales sistemas de workflow, hasta la coordinación y orquestación de los
procesos de negocio utilizando todos los recursos (empleados, proveedores, socios,
aplicaciones, documentos, imágenes, datos, etc).
Para soportar esta estrategia es necesario contar con un
conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo
de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business
Process Management System (BPMS), y con ellas se construyen
aplicaciones BPM. A diferencia de los sistemas de información tradicionales
basados en la gestión de datos, estos sistemas se especializan en la gestión de
procesos de negocio.
Pero el BPM no debe considerarse únicamente como un
conjunto de herramientas informáticas, sino que el BPM será el medio para
comunicar las necesidades de negocio a toda la organización a través de un
entorno de orquestación entre personas, procesos y sistemas:
Personas (empleados, proveedores, clientes) -> Procesos -> Sistemas
(ERP, CRM, BBDD, Legacy)
Administración basada en la relación con los clientes (CRM)
(Customer Relationship Management)
El CRM o administración basada en la relación con los
clientes, es un modelo de gestión basado en la orientación al cliente (o
mercado), directamente relacionado con el marketing onte to one.
En sí el concepto no es nuevo, sino que la novedad es la
tecnología que hoy día permite resolver lo que antes el dueño de una tienda de
barrio hacía, conociendo los gustos de cada uno de sus clientes. La tecnología
ha permitido su potenciación a gran escala por medio del a información
disponible en la base de datos.
El objetivo es conseguir nuevos clientes y obtener la
lealtad incondicional de los actuales.
Sin embargo, no se trata solamente de implantar una nueva
tecnología ni unas herramientas analíticas determinadas, ni siquiera de crear
un departamento de la compañía dedicado específicamente a ello. Debe ir mucho
más allá, debe implicar a todos los trabajadores de la compañía, desde
telefonistas hasta encargados de servicio técnico.
Todo el personal de la compañía debe ser una potencial
fuente de entrada de información procedente del cliente. Todo el mundo debe
entender que el activo más importante de la empresa es precisamente su base de
clientes y la información que sobre éstos y sus necesidades es capaz de
recopilar.
Debe ser algo internalizado, parte de la cultura
corporativa, mucho más que una solución que se saca de un paquete de software
que alguien viene e implanta.
Algunas soluciones CRM del mercado son : mySAP CRM, PeopleSoft,
SalesForce
Planificación de recursos empresariales (ERP)
(Enterprise Resource Planning)
En una compañía por ejemplo cuando se ingresa una orden de
venta se desencadena el proceso de producción, el control de inventarios, la
distribución, cobranza y contabilidad.
Ante esto, es habitual que cada departamento posea sus
propios sistemas informáticos aislados de lo de los demás sectores.
Por tal motivo, con el fin de contribuir a este tipo de
objetivos comunes en las organizaciones, y eliminar las llamadas “islas de
información”, es que existe el software para el planeamiento de recursos empresariales
o ERP. La gran ventaja es que combina varios sistemas en uno solo integrado
que trabaja con una base de datos en común.
De esta forma pueden más fácilmente compartir información,
lo que ahorra tiempo, y evita tener que reingresar los datos en diferentes
lugares, así como el procesamiento en papel.
A diferencia del CRM, el ERP se sitúa principalmente en la
zona operativa, de ahí que se denomina herramienta de back office.
La implementación de un ERP es conveniente que sea de
forma gradual ya que se reorganizan los esquemas de trabajo internos de la
empresa. Es fundamental definir alcances y límites del sistema.
Algunas soluciones ERP del mercado son: SAP, K2B.
